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個人情報保護法について


■ はじめに

 2005年 4月 1日から、日本国内におきまして 「個人情報保護法」 が施行されました。当社 TRIMAX International (以下 [当社] と称する) は在米企業ですが、以下の通り、日本の法律にも準拠すべく個人情報の管理を徹底しておりますので、ここに改めてお知らせさせていただきます。

■ おうかがいしている個人情報の種類

 当社では、ツアー予約手配に際して、以下の情報のすべて、もしくは一部をおうかがいしております。

お名前  年齢  ご滞在ホテル名  連絡先 (e-mail アドレス、電話番号、ファックス番号など)  クレジットカード番号およびその有効期限

 なお、特別な事情がない限り、ご住所、生年月日はおうかがいしておりませんが、ラスベガス国際空港を利用する空路でのツアーをご予約の場合、アメリカ合衆国側の航空当局および安全当局の規則により、ご搭乗予定者全員の生年月日をお知らせいただいております。

■ 上記の各個人情報を必要とする理由

お名前
 お名前は、ツアーの予約手配に際して必要不可欠な情報です。また、航空機を利用するツアーの場合、FAA (米国連邦航空局) の指導により、フルネームでの搭乗が義務づけられています。

年齢
 年齢制限があるツアーにおきましては、ツアー参加資格を満たしているかどうかの確認のために、また、お子様の場合は適用料金確認のために、それぞれ年齢をおうかがいする場合がございます。(年齢制限がないツアーへの成人のご参加の場合は、年齢をお知らせいただく必要はございません)

連絡先
 集合場所や集合時間などをお知らせする際に必要不可欠な情報です。また、緊急連絡が必要な際に、より迅速かつ確実に連絡が取れるよう、できるだけ多くの連絡手段をおうかがいしております。しかしながら、複数の連絡手段のご提示は、あくまでも任意で強制ではございませんので、最低限の連絡手段だけお伝えいただいてもかまいません。つまり、たとえば、e-mail アドレスだけをお知らせいただき、電話番号などはお知らせいただかなくてもかまいません。

滞在ホテル名
 多くのツアーにおきましては送迎車両の手配が伴いますので、滞在ホテル名は不可欠な情報となります。また、「当社からお客様のご滞在ホテルへの電話」 は、ラスベガスご滞在中に当社から何か緊急な連絡が必要となった場合の貴重な連絡手段となりますので、この 「ご宿泊ホテル名」 は可能な限りおうかがいするようにしています。しかしながら、送迎を必要としない場合で、なおかつ当社からのいかなる緊急連絡なども必要ない (情報を受ける権利を放棄する) という場合は、ご連絡いただく必要はございません。

クレジットカード番号およびその有効期限
 ツアーによっては、「お客様側の都合によるキャンセルの際のキャンセル料の支払い保証」 が必要となり、その場合、クレジットカード情報は必須となります。

■ おうかがいした個人情報の管理と削除

 おうかがいした個人情報は、3ヶ月間は当社内で保存させていただきます。保存場所は、社外とは回線で接続されていない当社のシステム内で、パスワードによるアクセスが許可された社員以外は閲覧できないようになっています。
 3ヶ月間保管させていただく理由は、◎ ツアー終了後にお客様側からクレームなどが寄せられた際に事実関係を確認できる状態にしておく必要があるため (たとえばツアーの手配内容に誤りがあった場合の争議において、責任の所在の確認など)、 ◎ クレジットカードなどによる代金決済の際の経理的なミスを訂正させていただく場合の連絡手段の確保、 ◎ お客様がツアー現場などになんらかの物品を忘れたりした際の連絡手段の確保、 ◎ お客様側からツアー催行業者側の情報を知りたいとの申し出があった場合 (たとえば 「ツアー当日のガイドにコンタクトしたい」 などの申し出があった場合) の情報開示判断のためのツアー時の内容確認手段、などです。
 3ヶ月を経過したのちは、ご参加ツアー名と e-mail アドレス以外のすべての情報を当社内のシステムから削除させていただきます。

■ おうかがいした個人情報の、ツアー予約以外の目的での使用

 当社がお客様側からお知らせいただきましたメールアドレスや電話番号などの連絡先を利用して、当社および第三者がツアー予約以外の目的で使用 (たとえば宣伝メールの送信など) することは一切ございません。

■ おうかがいした個人情報の第三者への提供

 当社がお客様側からお知らせいただいた情報を、当社が、ツアー催行業者以外の第三者へ提供することは一切ございません。また、ツアー催行業者は、当然のことながらお客様の情報を当社と共有することになりますが (共有しないことには、ツアー当日お泊まりのホテルにお迎えに上がることすらできないことになり、ツアーを催行することができません)、そのツアー代行業者の個人情報管理体制も当社の基準に準じるものとし、当社はそのツアー催行会社の個人情報管理体制に最大限の注意を払い、必要であれば体制改善のための申し出などをするものとします。


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